Фото с мероприятия

Как провести пятизвёздочный ивент: факапы, тонкости, советы

Дележка обедов, нехватка бокалов, “нересурсное” состояние спикера, типография не порезала 1000 наклеек и не предоставила блокноты вовремя, в зоне регистрации не работает wi-fi, и самое распространенное – “Ваш кофе отстойный!”. А какие факапы случались у вас во время мероприятий? Как справлялись?

На этих выходных мы в поисках вдохновения посетили воркшоп Ольги Бабиной, профессионального организатора бизнес и образовательных мероприятий, главного менеджера конференции Outsource People.

Согласитесь, иногда то, что происходит за сценой, гораздо интереснее того, что на сцене. К тому же, если вы event-менеджер или владелец рекламного агентства, наведываться на подобные мероприятия все-таки стоит.

Так вот, Ольга не по наслышке знает, как организовать качественный ивент на 1000 человек, а еще, благодаря своему опыту может дать хороший совет, который поможет нейтрализовать любой факап и провести мероприятие достойно, чтобы не происходило в закулисье.

ТОП факапов, которые могут случиться на мероприятии и варианты их решений

Ночь до события, а блокнотов нет

Представьте ситуацию: у вас осталась всего одна ночь до события, но по каким-то причинам полиграфия вовремя не доставила блокноты к месту события, а вы понимаете, что утром их уже необходимо раздавать гостям.

Вариант решения проблемы:

Договориться с представителями полиграфии, чтобы блокноты доставили рано утром в день мероприятия. С целью экономии времени не раскладывайте их в пакеты, а выложите стопкой у стойки регистрации.
А еще лучше – планировать получение всего раздаточного стаффа, как минимум, за три дня и хранить все это добро в подсобке помещения, где будет проходить ивент. Тогда такого факапа уж точно не будет, а вы сохраните спокойствие хотя бы по этому поводу.

Почему-то наши обеды едят чужестранцы

Мистер Бин и сникерс

Не удивляйтесь, но довольно таки часто организаторы мероприятий сталкиваются с проблемой, что в зону кофе-брейков проникают далеко не участники мероприятий – любители легкой наживы по подножному корму, так сказать.

Вариант решения проблемы:

Стараясь не привлекать внимание гостей, подойдите пожелать приятного аппетита. Окей, приятного аппетита можете не желать, по крайней мере не в этой ситуации, но выяснить, кто эти люди все же придется. В ходе общения дайте понять, что помещение лучше покинуть максимально быстро и тихо, желательно заплатив за обед.
Чтобы избежать подобных сюрпризов, не жалейте средств на присутствие охранника, который сможет контролировать обеденную зону.

Автобус высадил участников за 500 метров до локации

Чтобы вашим гостям было максимально комфортно, вы организовали трансфер до места события. Но в силу каких-то обстоятельств водитель высаживает людей за полкилометра до входа в помещение.

Вариант решения проблемы:
Если не получается договориться с трансферной компанией о проезде к необходимому месту (хотя, это необходимо оговаривать заранее), попросите волонтеров мероприятия оказать помощь участникам.

Старк держит все под контролем

За 5 часов до начала мероприятия спикер объявил, что не приедет

Самое неприятное, что может произойти – неявка спикера. Представьте, пригласили вы на мероприятие невероятно крутого хедлайнера, он пообещал быть, а за пять часов до мероприятия звонит и говорит:“У меня нересурсное состояние. Выступить не могу!” – и как быть?

Вариант решения проблемы:

Здесь вариантов масса, главное – не впадать в панику. По возможности пытаемся срочно найти замену. Если замены нет, то можно устроить что-то вроде стола открытых переговоров с теми спикерами, которые приедут.

Вы устроили мегакрутое пре-пати, но не рассчитали необходимое количество алкоголя, поэтому далеко не все гости на следующий день были настолько бодрыми, чтобы вовремя пройти регистрацию

С организацией пре-пати необходимо действовать максимально деликатно. Излишне побаловать спиртными напитками лучше на афтерпати. Вы же хотите, чтобы все участники присутствовали на мероприятии, поэтому такую ситуацию лучше даже не представлять.

Вариант решения проблемы:

Здраво рассчитывайте необходимое количество спиртных напитков согласно количеству участников мероприятия. Постарайтесь, чтобы пре-пати проходило хотя бы в одном здании или неподалеку от места проведения основного ивента.

Смелое принятие решений

Советы, которые помогут наладить работу с подрядчиками и партнерами

Меняю скрипку на велосипед
Бартерный партер
Советы по проведению мероприятий

Экспертная рекомендация Ольги Бабиной

«За 4 часа воркшопа, увы, не расскажешь подробно про все процессы организации мероприятий. Отдельно хочу добавить пару слов о важности коммуникации с участниками до события и во время.

Для того, чтобы оперативно сообщать информацию участникам, мы создали чат в Телеграмм, ссылку на который расшарили на всех. Чат, на наше удивление, использовался очень активно. Там обсуждались вопросы: трансфера, докладов, спикеров, и конечно же «где продолжить афтепати». Кроме чата в Телеграмм, раз в три дня мы отправляли полезную рассылку от лица менеджера конференции. В ней мы рассказывали о:

– спец. условиях проживания
– как найти попутчика и соседа
– кто из новых спикеров присоединился к нам
– когда открывается регистрация и какие есть дополнительные бонусы
– а также о многом другом.

«После такой информационной заботы, участник вашего ивента почувствует себя значимым и обязательно захочет посетить следующие ивенты. Желаю продуктивной коммуникации и звездных ивентов!»

Довольные клиенты = успех мероприятий. 5 проверенных принципов поведения с клиентами на уровне *****

Если клиент о чем-то просит, ваш ответ всегда “Да”
Ваши клиенты – это люди, а не цифры
Поддерживайте общение даже после мероприятия
Поставьте себя на место клиента и ответьте так, как хотели бы, чтобы ответили вам
Благодарите за обратную связь и за то, что клиенты выбрали именно вас.

Помните, все мы любим внимание, а тем более, оказавшись в эпицентре событий!