Как контролировать время: 10 приемов, чтобы все успевать

Нет универсальной системы тайм-менеджмента и подходящих всем приемов. Мы разные: одни любят быстрый стиль жизни, другие предпочитают медленный, кому-то нужен план, а кому-то спонтанность. У кого-то активное время утром, у кого-то вечером. В зависимости от этапа жизни мы по-разному управляем временем.

В статье мы собрали 10 техник и приемов, освоив которые вы будете организовывать задачи и планы без труда.

Планирование

Нам сложно организовать свое время, пока мы воспринимаем его как нечто абстрактное. Пространство, напротив, организовать легче, потому что оно конкретное и мы его видим. Джулия Моргенстерн в книге «Тайм-менеджмент» пишет, что на самом деле разница между временем и пространством не такая уж и большая. И беспорядок и порядок проявляются одинаково и во времени и в пространстве. Беспорядок дома означает, что вещей больше, чем места, в расписании — дел больше, чем времени. У вещей и задач нет определенного места и все расположено так, что невозможно ничего найти.

Порядок, как в пространстве, так и в расписании, означает, что все ясно и наглядно, у каждой вещи и задачи есть место, и работает принцип «one in, one out».

Если добавляется вещь или задача, то от другой вещи или задачи мы избавляемся.

Когда мы рассматриваем каждый день как контейнер с ограниченной вместимостью, время становится осязаемым и каждое дело превращается в объект, которому нужно найти место.

Организация времени

Взяться за организацию времени нам мешает страх признать, что нет времени на все. Но отрицание реальности не отменяет реальности. Если мы не рассчитываем четко свое время, то либо пишем длинные списки дел и в конце дня чувствуем разочарование, потому что не успели, либо какие-то задачи кажутся длиннее, и мы их откладываем.

Моргенстерн предлагает в течение двух недель записывать в ежедневнике напротив задачи сколько планируется на нее потратить времени, а после выполнения — сколько на самом деле заняло выполнение.

Такое упражнение покажет, что при планировании важно учитывать скрытые затраты времени: подготовка, отвлекающие факторы, обдумывание, отдых, проблемы. В реальности часов на выполнение задачи будет уходить больше, чем предполагалось.

Между тобой и тем, что ты хочешь делать в жизни стоит «Делать». И если увязнуть на этапе бесконечного планирования, то можно так и никогда не приступить к делу.

Техника 1–3–5

Планируя дела на следующий день выделите одну главную задачу, два-три средних по объему и важности дела и четыре-пять мелких, которые при нехватке времени вы отложите на завтра. Сделайте это с вечера, чтобы утром видеть четкий план дня.

Техника «Съешьте лягушку»

Примите для себя такое правило: сначала сделать сложное или неприятное, чтобы весь день не мучаться.

Определите свою «лягушку» — задачу, которую постоянно откладываете на потом. А для ее выполнения придерживайтесь таких правил от Брайана Трейси:

Если у вас две важных и сложных задачи, начните с более сложной.

Выполняйте самую главную задачу с утра, когда у вас больше всего энергии и концентрации.

Доводите начатое до конца.

Заставляйте себя действовать. Представим, что вы завтра уезжаете на месяц и вам нужно закончить срочные дела перед отъездом. За что вы возьметесь? Установка на срочность повысит вашу дисциплину в работе.

Техника Помодоро

Техника Помодоро предлагает делить работу на отрезки времени в 30 минут, которые называются «помидорами». Каждый «помидор» состоит из 25 минут работы и 5 минут отдыха.

Перед началом работы вам нужно составить список рабочих дел на день по порядку от более к менее важным. После этого запускайте таймер на 25 минут и приступайте к первой задаче списка. Звонок таймера означает начало перерыва на 5 минут. В это время желательно отвлечься от работы, пройтись, расслабиться или перекусить. По окончанию перерыва приступайте ко второму «помидору».

После четырех 25-ти минутных отрезков сделайте большой перерыв на 15-30 минут.

После каждого «помидора» ставьте пометку напротив выполняемой задачи в списке. Это поможет вам посчитать затраченное на задачу время.

Для работы с техникой Помодоро воспользуйтесь такими приложениями и сервисами:

Windows — Keep Focused и Pomodoro Timer;

OS X — Pomodoro Time;

Android — ClearFocus;

iOS — Flat Tomato.

Субботник

Один раз в месяц выделяйте день на то, чтобы разгрести дела и зависшие задачи. Три правила субботника:

выключенный телефон и никакой почты;

занимайтесь только теми делами, до которых не доходили руки раньше;

концентрируйтесь на завершении этих задач.

Меньше митингов богу митингов

Непродуктивные собрания и встречи сжирают время. Для решения повседневных дел старайтесь обойтись почтой или мессенджерами, а если встреча неотвратима, — подготовьтесь к ней:

заносите в календарь все встречи и митинги;

записывайте их темы и продолжительность;

во время встречи ведите meeting notes;

ограничьте встречу во времени.

Обращаем внимание! Интересует продвижение товара в интернете? Ознакомьтесь с услугами нашей компании тут.

Прокрастинация

Прокрастинация — форма защиты от стресса. Прокрастинируют думающие люди, которые чего-то добились. И первое, что нужно сделать, когда замечаешь, что прокрастинируешь, это понять и простить себя. Сказать себе: «Да, я не сделал чего-то важного, но я делаю все, что могу».

Правило пяти секунд

Мел Роббинс в книге «5 seconds rule» утверждает, что прокрастинация — привычка и, чтобы от нее избавиться, нужен начальный ритуал. Роббинс предлагает «правило пяти секунд»:

Когда вы только подумали о том, чтобы приступить к делу, то у вас есть всего пять секунд, чтобы начать действовать, иначе мозг быстро найдет отговорку или отвлечет вас на другое занятие.

Пока вы размышляете, подходить или нет к известному ученому на конференции, чтобы познакомиться и задать пару вопросов, и что о вас подумают, момент будет упущен: ученый окажется занят, или кто-то опередит вас.

Многозадачность

Не будьте многозадачными. Да, наш мозг может справляться с несколькими задачами, но если эти задачи автоматические, например, ходьба. В случае с делами, которые требуют осознанного внимания, многозадачности не существует. Есть так называемый doubletasking — быстрое переключение с одной задачи на другую. Вам кажется, что вы эффективно выполняете два дела одновременно, а на самом деле вы делаете сначала одно дело, затем другое, притом менее эффективно, чем если бы сфокусировались на одном.

Глубокая концентрация

Кэл Ньюпорт в книге «Deep Work» говорит, что мы можем работать в двух режимах: deep work — глубокая работа и shallow work — поверхностная работа, и большую часть времени мы находимся в поверхностном режиме. То есть отвлекаемся на телефон, проверку почты, разговор с коллегой и так далее. Но для успеха в современной экономике по мнению Ньюпорта необходимы 2 навыка:

1. Быстро осваивать сложные вещи.

2. Быстро производить качественную работу.

И для этого нам нужна глубокая концентрация. Что мешает нам концентрироваться? Первое это наша природа. Эксперименты показали, что помимо базовых, таких как еда и сон, мы еще подавляем желания сделать перерыв в работе, проверить почту или соцсети, поискать что-то в интернете, послушать музыку и посмотреть телевизор. При этом телевидение и интернет — одни из самых сильных соблазнов, с которыми участники эксперимента справлялись только в половине случаев. Второе — культура технополии или интернетоцентричность — культура, в которой от человека требуется постоянно быть на связи и моментально реагировать на сообщения. То есть, большинство из нас находится в наполовину отвлеченном состоянии. Как в таких условиях научиться глубоко концентрироваться?

1. Создавать ритуалы. Привычки помогают экономить силу воли, которую мы расходуем на подавление желаний и концентрацию. Необходимо ответить для себя на три вопроса:

где я буду работать: комната, где никто не будет беспокоить;

как я буду работать: например, за компьютером;

как я поддержу работу: заранее приготовлю чай и перекус, чтобы не отвлекаться на голод.

2. Четко планировать время. При переключении на новое дело, срабатывает эффект остаточного внимания. Мозг продолжает какое-то время уделять внимание предыдущей задаче. Ньюпорт предлагает выстраивать расписание вокруг глубокой работы. Для новичка период концентрации — 1-1.5 часа, для опытного — 4 часа. Стройте расписание на день вокруг этих периодов по 1,5 часа, когда вас никто не будет беспокоить. Остальные дела распределите между периодами концентрации.

3. Отключить соцсети. Оценивайте соцсети как инструмент достижения целей.

4. Отдыхать. Некоторые задачи лучше решаются в состоянии отдыха. Если задача требует придерживаться сложных правил, то лучше заняться есть в состоянии осознанного внимания, а для сложных творческих проектов хорошо помогает предоставить бессознательному подсказать нам решение.

Мотивация

Больше всего нас мотивирует прогресс. Задача, например, обработать 10 email-ов дает ощущение моментального прогресса. Но в случае с большими делами, которые требуют сложных действий или несколько этапов, прогресс не так очевиден, и мы теряем мотивацию и фокус. Постарайтесь сделать прогресс видимым, создавайте маркеры прогресса, например, сохраняйте прошлые версии проекта или ведите записи в дневнике.

Забота о себе

Умение восполнять силы — путь к порядку. Если вы истощены и пусты, то о каких делах может идти речь? Заботьтесь о себе: хорошее питание, здоровый сон и перерывы в работе — это ваша энергия, концентрация и запас сил на день. Заводите утренние привычки, которые настроят вас на плодотворную работу и прислушивайтесь к своему организму!

А главное, помните, что идеи и планы ничего не стоят, если их не воплощать.